IMAP of POP3: wat past bij uw zakelijke e-mail?

Leest u zakelijke e-mail op uw computer én telefoon? Dan past IMAP meestal beter dan POP3, als uw maildienst dit ondersteunt. IMAP houdt uw postvak op verschillende apparaten gelijk. POP3 downloadt berichten naar een apparaat en houdt gelezen berichten en mappen niet op dezelfde manier gelijk. Controleer daarom eerst hoe u werkt voordat u een e-mailaccount instelt.

Wat doet IMAP?

Bij IMAP staan uw berichten op de mailserver. Uw e-mailprogramma maakt verbinding met die server. Leest u een bericht of verplaatst u het naar een andere map, dan wordt die wijziging ook zichtbaar op andere apparaten die hetzelfde postvak via IMAP gebruiken.

Dat is handig als u overdag op een laptop werkt en later een bericht op uw telefoon bekijkt. U hoeft dan minder vaak zelf bij te houden welke berichten u al hebt gelezen. Microsoft legt het verschil tussen POP en IMAP uit.

Wat doet POP3 anders?

POP3 haalt nieuwe e-mail van de server op en slaat die op uw apparaat op. Of er ook een kopie op de server blijft staan, hangt af van de instellingen van uw mailprogramma. Ga er daarom niet zomaar van uit dat oude berichten ook op uw nieuwe computer verschijnen.

Bij POP3 worden de status van gelezen berichten en uw lokale mappen niet op dezelfde manier gesynchroniseerd als bij IMAP. Een verzonden bericht kan bijvoorbeeld alleen op de computer staan waarmee u het hebt verstuurd. POP3 kan passen bij een werkwijze met één vaste computer, maar vraagt aandacht voor lokale opslag en back-ups. Lees de uitleg van Mozilla over IMAP en POP3.

Kies op basis van uw werkdag

Ons advies is om vooraf drie vragen op te schrijven. Op welke apparaten leest u e-mail? Wilt u overal dezelfde mappen zien? En waar moeten oude berichten beschikbaar blijven?

Wie vaak wisselt tussen een telefoon en computer, heeft meestal meer aan IMAP. Werkt u al met POP3 en loopt alles naar wens? Verander uw instellingen dan niet alleen omdat u een andere term tegenkomt. Kijk eerst welke berichten lokaal staan en wat u bij een overstap wilt behouden.

Vergelijkt u hostingpakketten voor uw bedrijf? Bekijk dan ook het e-mailonderdeel op de pagina over webhosting van WDMSH. Het aantal e-mailadressen zegt op zichzelf niet hoeveel opslagruimte een afzonderlijk postvak heeft. Neem de voorwaarden en de instellingen van uw eigen pakket als uitgangspunt.

Synchroniseren vervangt geen back-up

IMAP maakt het werken op meerdere apparaten makkelijker. Maar wijzigingen worden ook doorgegeven. Als u een bericht uit het gesynchroniseerde postvak verwijdert, kan die wijziging dus ook op uw andere apparaten zichtbaar worden.

Maak daarom aparte afspraken over het bewaren en herstellen van belangrijke e-mail. Een bericht dat op twee schermen zichtbaar is, vormt nog geen onafhankelijke reservekopie. Ook bij POP3 verdient dit aandacht: alleen bewaren op uw werkcomputer is geen back-up. Mozilla beschrijft voor Thunderbird hoe u een reservekopie van uw profiel maakt.

Controleer dit voordat u overstapt

Wilt u van POP3 naar IMAP overstappen? Begin dan met een reservekopie en een overzicht van uw bestaande mappen. Controleer niet alleen de inbox, maar ook verzonden berichten en lokale archieven.

In Thunderbird voegt u voor zo’n overstap een IMAP-account toe en zet u de gewenste lokale berichten over. De officiële overstapgids beschrijft deze stappen. Verwijder de oude accountinstelling pas nadat u hebt gecontroleerd dat alle belangrijke berichten behouden zijn. De precieze stappen verschillen per e-mailprogramma.

Test daarna met een onbelangrijk bericht of ontvangen, verzenden en de juiste mappen werken. Gebruikt u meerdere apparaten, kijk dan ook of de wijzigingen daar goed doorkomen. Houd het oude archief beschikbaar totdat de controle klaar is.

Begin met uw huidige instelling

Open de accountinstellingen van uw mailprogramma en kijk of daar IMAP of POP3 staat. Noteer ook welke apparaten u gebruikt. Met dat overzicht kunt u gericht bepalen of uw huidige inrichting nog past.

Meer weten over de hostingmogelijkheden voor uw bedrijf? Bekijk de hostingdiensten van WDMSH. Kies een inrichting die past bij uw werkdag en leg vast hoe u belangrijke e-mail bewaart.